Você sabia que guardar documentos fiscais e trabalhistas pelo período adequado pode ser crucial para garantir a conformidade legal e proteger seus interesses financeiros? Neste post, vamos explorar por quanto tempo você deve manter esses documentos e por que isso é importante.
Documentos Fiscais:
Notas Fiscais de Compra e Venda: Recomenda-se manter as notas fiscais de compra e venda por pelo menos 5 anos. Elas são essenciais para comprovar transações comerciais e podem ser solicitadas em caso de auditoria fiscal.
Documentos Contábeis: Balanços, demonstrações de resultados, livro diário e outros documentos contábeis devem ser mantidos por, no mínimo, 5 anos após o encerramento do exercício fiscal correspondente.
Comprovantes de Pagamentos e Recebimentos: Recibos, faturas, boletos bancários e comprovantes de pagamento devem ser guardados por pelo menos 5 anos. Esses documentos são importantes para comprovar despesas dedutíveis no imposto de renda.
Documentos Trabalhistas:
Registros de Empregados: Contratos de trabalho, registros de ponto, recibos de salário e outros documentos relacionados aos funcionários devem ser mantidos por pelo menos 5 anos após o término do vínculo empregatício.
Comprovantes de Recolhimento de FGTS e INSS: Recomenda-se guardar os comprovantes de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) por, no mínimo, 30 anos.
Documentos de Segurança e Saúde no Trabalho: Laudos, registros de acidentes de trabalho e documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho devem ser mantidos por, no mínimo, 20 anos.
Por que é Importante?
Manter os documentos fiscais e trabalhistas pelo período adequado é essencial por várias razões:
Conformidade Legal: Garante que você esteja em conformidade com as obrigações legais e evita penalidades por falta de documentação adequada.
Proteção em Caso de Auditoria: Os documentos são necessários para comprovar transações comerciais e conformidade fiscal em caso de auditoria pela Receita Federal ou órgãos trabalhistas.
Proteção de Direitos Trabalhistas: Manter registros trabalhistas completos protege os direitos dos funcionários e da empresa em caso de litígio trabalhista.
Portanto, é importante estabelecer um sistema de arquivamento organizado e manter os documentos fiscais e trabalhistas pelo período exigido por lei. Isso garantirá a segurança e a conformidade financeira da sua empresa a longo prazo.
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Bárbara Simões – Contabilidade Integrativa
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